Pipedrive für Agenturen: vom Lead bis zur Rechnung
Agentur-Teams verlieren Deals, weil Leads in E-Mails verschwinden und kein System den Projektstatus kennt.
Wie Pipedrive die Branche unterstützt
Agenturen haben einen Vertriebsprozess, der sich fundamental von dem eines Produktunternehmens unterscheidet: Der Erstkontakt ist häufig eine Empfehlung oder eine Ausschreibungsanfrage, der Abschluss ist ein individuell ausgehandelter Projektvertrag, und nach dem Abschluss beginnt sofort die Projektarbeit. Pipedrive bildet diesen Prozess als Pipeline ab und verbindet Vertrieb und Projektstart nahtlos.
Die häufigste Herausforderung in Agenturen: Leads kommen über zu viele Kanäle gleichzeitig (E-Mail, Telefon, Website-Formular, LinkedIn, Empfehlung) und werden uneinheitlich erfasst. Ohne ein CRM verlieren Teams den Überblick, welcher Interessent zuletzt kontaktiert wurde, in welcher Phase er sich befindet und wer intern verantwortlich ist. Pipedrive gibt diesem Chaos eine Struktur.
Für Agenturen mit Retainer-Kunden ist Pipedrive besonders wertvoll: Verlängerungs-Pipelines für bestehende Mandate können parallel zur Neukundenakquise-Pipeline laufen. Automatisierungen erinnern das Team rechtzeitig vor Vertragsende an die Retainer-Verlängerung — sodass kein wiederkehrender Umsatz unbemerkt wegfällt.
Die Integration von Pipedrive mit Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Monday.com oder Notion) über Automatisierungstools ermöglicht es, dass ein gewonnener Deal automatisch ein neues Projekt anlegt und die Übergabe von Vertrieb an Projektteam strukturiert abläuft.
Eine typische Pipeline für Pipedrive für Agenturen
Erstanfrage
Lead kommt über Website-Formular, Empfehlung, E-Mail oder LinkedIn. Wird als neuer Deal in Pipedrive erfasst, Quelle wird dokumentiert.
Qualifizierung
Erstes Gespräch mit dem Interessenten. Prüfung von Budget, Zeitrahmen, Entscheider und projektfähigen Anforderungen. Deal bleibt in dieser Phase, bis Qualifizierung abgeschlossen.
Angebotspräsentation
Ausarbeitung und Präsentation des Angebots (ggf. Pitchpräsentation oder Konzeptpapier). Deal-Wert wird im CRM hinterlegt, Angebot als Dokument verknüpft.
Verhandlung
Nachverhandlung von Scope, Preis und Konditionen. Vertragsversion wird im Deal-Dokument verknüpft. Wahrscheinlichkeit wird im CRM angepasst.
Gewonnen / Projekt-Start
Vertrag unterzeichnet. Deal wird auf 'Gewonnen' gesetzt. Automatisierung triggert die Anlage eines neuen Projekts im Projektmanagement-Tool und benachrichtigt das Projektteam.
Drei Workflows, die sofort Zeit sparen
Automatisches Lead-Routing bei neuer Anfrage
Wenn ein neuer Lead über das Webformular eingeht, legt Make automatisch einen Deal in Pipedrive an, ordnet ihn dem zuständigen Account Manager zu (basierend auf Branche oder Anfragewert) und sendet eine Eingangsbestätigung an den Interessenten.
Retainer-Verlängerungs-Erinnerung 60 Tage vor Vertragsende
In Verbindung mit benutzerdefinierten Datumsfeldern (z. B. 'Vertragsende') lassen sich über Pipedrive-Automationen oder über Make-/Zapier-Anbindungen rechtzeitige Erinnerungsaktivitäten für Retainer-Kunden einplanen. Konkrete Zeitabstände (z. B. 60 Tage vor Vertragsende) konfigurieren wir gemeinsam in der Einführung.
Gewonnener Deal triggert Projekt-Onboarding
Sobald ein Deal in Pipedrive auf 'Gewonnen' gesetzt wird, triggert eine Make-Automatisierung die Anlage eines neuen Projekts im Projektmanagement-Tool, das Versenden der Willkommensmail an den Kunden und die Benachrichtigung des Projektteams in Slack.
Häufige Fragen
Wie bilde ich Retainer-Kunden in Pipedrive ab?
Retainer-Kunden können in einer separaten Pipeline verwaltet werden, z. B. 'Vertragsverlängerungen'. Jeder Retainer-Vertrag ist ein Deal mit einem benutzerdefinierten Feld für das Vertragsende-Datum. Pipedrive-Automatisierungen erstellen rechtzeitig Aktivitäten für die Verlängerung.
Kann Pipedrive auch die Projektarbeit nach dem Deal-Abschluss abbilden?
Pipedrive konzentriert sich auf das Pre-Sales-Management (Pipeline, Deals, Aktivitäten). Für Projektarbeit nach dem Abschluss empfehlen wir die Integration mit einem dedizierten Projektmanagement-Tool (z. B. Asana, Monday.com, Notion) via Automatisierungstools. Der Deal-Abschluss triggert automatisch die Projektanlage.
Wie viele Pipelines sollte eine Agentur in Pipedrive anlegen?
Für die meisten Agenturen empfehlen wir zunächst zwei Pipelines: eine für die Neukundenakquise und eine für Retainer-Verlängerungen/Upsells. Zu viele Pipelines erhöhen die Komplexität und verringern die Akzeptanz im Team. Weitere Pipelines (z. B. für Partnerships) können bei Bedarf ergänzt werden.
Kann ich Angebote und Verträge direkt in Pipedrive erstellen?
Pipedrive Smart Docs (Add-on) ermöglicht die Erstellung von Angeboten und Verträgen direkt aus einem Deal heraus, mit automatischer Feldbefüllung. Alternativ können Sie Dokumente in Google Drive oder OneDrive erstellen und direkt mit dem Deal verknüpfen.