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CRMlotse

Datenschutzerklärung

Diese Seite informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen, unser Kontaktformular nutzen, eine Checkliste anfordern oder sich zu unserem Newsletter anmelden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Dennis Bauer
CRMlotse
Stettiner Straße 17
76751 Jockgrim
Deutschland
E-Mail: info@crmlotse.de

2. Datenverarbeitung beim Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Unternehmen, Telefon, Nachricht) sowie URL-Marketing-Parameter wie ?utm_source, ?ref und ?partner, die wir in Ihrem Browser speichern, um Ihre Anfrage einer Quelle zuordnen zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Anfragebearbeitung.

3. Cookies & lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch erforderliche Speicherung ohne Einwilligung ein und fragen für alles Weitere über einen TTDSG-konformen Banner Ihre Zustimmung ab. Die Kategorien:

Der in Abschnitt 4.4, 5 und 6 beschriebene E-Mail-Versand über Brevo erfolgt serverseitig (Server-to-Server) und setzt keine Cookies oder lokale Speicherung in Ihrem Browser. Er ist daher nicht Teil der Cookie-Einwilligung, sondern der nachstehend beschriebenen Verarbeitung; der Cookie-Banner bleibt in Wave 2 unverändert.

4. Auftragsverarbeiter

4.1 Hetzner Online GmbH (Hosting)

Die Website läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Hetzner verarbeitet Server-Logfiles im gesetzlich vorgesehenen Rahmen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist abgeschlossen.

4.2 Strapi (Content-Management-System)

Unsere Website-Inhalte werden über Strapi, ein selbst-gehostetes Open-Source-CMS, verwaltet. Strapi läuft auf unserer Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Es werden keine personenbezogenen Besucherdaten an Strapi-Server außerhalb unserer Kontrolle übertragen.

4.3 Pipedrive Inc. (CRM)

Anfragen aus dem Kontaktformular sowie die in den Abschnitten 5, 6 und 7 beschriebenen Lead-, Person- und Newsletter-Daten werden in unser CRM-System Pipedrive übertragen, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und nachverfolgen können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Anfragebearbeitung). Zum Datentransfer in die USA stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO; ergänzend kann das EU-US Data Privacy Framework (DPF) zur Anwendung kommen, sofern der Empfänger zertifiziert ist. Ein AVV ist abgeschlossen.

4.4 Brevo SAS (Paris, Frankreich) — Newsletter und transaktionale E-Mail

Wir nutzen den Dienst Brevo (Sendinblue SAS, 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich) für den Versand unseres Newsletters (Double-Opt-In) und für transaktionale E-Mails, z. B. die Auslieferung der Pipedrive-Implementation-Checkliste und Fehler-Benachrichtigungen aus dem Kontaktformular.

Auftragsverarbeitung: Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die AVV ist als Anlage in die Brevo-Allgemeinen-Geschäftsbedingungen integriert (Data Processing Agreement, abrufbar unter https://www.brevo.com/legal/termsofuse/).

Server-Standort und Drittland-Hinweis: Brevo betreibt seine Produktionssysteme in EU-Rechenzentren (Frankreich). Zu Support- und Wartungszwecken kann Brevo personenbezogene Daten an Mitarbeiter in den USA und Indien übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO; ergänzend kann das EU-US Data Privacy Framework (DPF) zur Anwendung kommen, sofern der konkrete Empfänger entsprechend zertifiziert ist. Eine Kopie der mit Brevo vereinbarten Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage an info@crmlotse.de zur Verfügung.

Verarbeitungszwecke:

Datenkategorien an Brevo: E-Mail-Adresse, Name (optional bei Newsletter und Lead-Magnet), Attribution-Parameter aus der URL (ref, utm_source, utm_medium, utm_campaign, partner, branche) als Custom Attributes für internes Reporting; bei der Double-Opt-In-Bestätigung zusätzlich Zeitstempel und IP-Adresse.

Tracking: Brevo-eigenes Open-Tracking-Pixel und Click-Tracking-Linkumschreibung sind in unseren Brevo-Sendings deaktiviert. Der TTDSG-Consent-Layer wird in Wave 2 nicht erweitert, weil Brevo serverseitig angebunden ist und keine Client-Side-Cookies oder lokale Speicherung im Browser des Empfängers setzt. Newsletter und transaktionale E-Mails werden über die Absender-Adressen noreply@crmlotse.de (transaktional) und info@crmlotse.de (Antwort-Adresse) versendet.

4.5 Plausible Analytics (Webanalyse)

Wir nutzen Plausible Analytics zur datenschutzfreundlichen Webanalyse. Plausible ist selbst-gehostet auf unserer Hetzner-Infrastruktur in Deutschland und setzt keine Cookies. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben und keine IP-Adressen gespeichert. Die Nutzung von Plausible ist ohne Cookie-Einwilligung möglich (§ 25 Abs. 2 TTDSG).

4.6 Coolify (Deployment-Plattform)

Wir setzen Coolify als selbst-gehostete Deployment-Plattform auf unserer Hetzner-Infrastruktur ein. Coolify verarbeitet keine personenbezogenen Besucherdaten. Deployment-Logs und Build-Daten verbleiben auf unserer eigenen Infrastruktur.

4.7 Microsoft Corporation (Microsoft 365)

E-Mail-Korrespondenz mit Ihnen verarbeiten wir über Microsoft 365. Daten werden auf Servern in der EU gespeichert. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.

5. Lead-Magnet-Verarbeitung (Pipedrive-Implementation-Checkliste)

Wenn Sie unsere kostenlose PDF-Checkliste anfordern, verarbeiten wir Ihre Daten zur Bereitstellung des Downloads. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) — Erfüllung der unentgeltlichen Dienstleistung „Bereitstellung der Checkliste“.

Datenkategorien:

Empfänger: Pipedrive Inc. (siehe 4.3) — Anlage einer Lead-Karte mit Attribution und dem Merkmal lead_magnet_variant. Brevo SAS (siehe 4.4) — Versand der transaktionalen Auslieferungs-E-Mail mit signierter Download-URL.

Token-Mechanik (Datensparsamkeit): Die Download-URL ist über einen signierten Download-Token mit begrenzter Gültigkeit abgesichert. Der Token enthält keine direkt identifizierenden Daten außer einer internen Lead-Identifikationsnummer (Pseudonym). Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist anhand der Pipedrive-Lead-ID jederzeit möglich. Nach Ablauf des Tokens kann der Download nicht mehr abgerufen werden, sofern keine erneute Anforderung erfolgt.

Einwilligungs-Konstruktion: Auf dem Lead-Magnet-Formular informieren wir Sie deutlich sichtbar über diese Datenschutzerklärung (verlinkt). Das Absenden des Formulars löst die Bereitstellung des Downloads als unentgeltliche Dienstleistung aus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung). Zusätzlich können Sie über eine separate, optional anzuklickende Newsletter-Einwilligungs-Checkbox unseren Newsletter abonnieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung i. V. m. § 7 UWG). Eine nicht gesetzte Newsletter-Checkbox verhindert die PDF-Auslieferung nicht — die Newsletter-Einwilligung ist klar von der Vertragsanbahnung getrennt (Kopplungsverbot Art. 7 Abs. 4 DSGVO).

Speicherdauer: In Pipedrive bis zu Ihrem Widerruf der Einwilligung bzw. solange unser berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung besteht (Richtwert: maximal 3 Jahre nach dem letzten Kontakt). Das Brevo-Transaktions-Log wird gemäß Brevo-Vertrag aufbewahrt.

6. Newsletter-Verarbeitung (Double-Opt-In über Brevo)

Sie können unseren Newsletter über das separate Newsletter-Formular auf /newsletter/ oder als Opt-In im Lead-Magnet-Formular abonnieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 7 UWG.

Double-Opt-In-Verfahren (DOI):

  1. Sie tragen Ihre E-Mail-Adresse (und optional Ihren Namen) in das Newsletter-Formular ein und setzen die Newsletter-Einwilligungs-Checkbox aktiv.
  2. Wir senden über Brevo unverzüglich eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungs-Link an die angegebene E-Mail-Adresse.
  3. Erst durch das aktive Anklicken des Bestätigungs-Links wird Ihre Anmeldung wirksam und Sie werden in die Versandliste aufgenommen.
  4. Die Bestätigungs-E-Mail enthält ausschließlich transaktionalen Inhalt (Bestätigungs-Link, Hinweis auf das Widerrufsrecht, Impressum) und keine Werbung oder Produktlinks — entsprechend der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur Disziplin der Double-Opt-In-Bestätigungs-E-Mail.

Einwilligungs-Nachweis (Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO Rechenschaftspflicht): Brevo speichert für jede DOI-Bestätigung ein Transaktions-Log mit E-Mail-Adresse, Zeitstempel der ursprünglichen Anmeldung, Zeitstempel der DOI-Bestätigung, IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestätigung sowie der verwendeten Template-Kennung. Dieses Brevo-Transaktions-Log ist die primäre Rechenschaftsquelle; die Spiegelung in Pipedrive (siehe Abschnitt 7) ist sekundär-administrativ.

Widerrufsrecht: Jede Newsletter-E-Mail enthält am Ende einen unverwechselbaren Abmelde-Link (von Brevo verwaltet). Der Widerruf der Einwilligung erfolgt mit einem Klick und wirkt für die Zukunft. Bereits gespeicherte Anmelde- und Bestätigungs-Logs bleiben aus Rechenschafts-Gründen gespeichert; die E-Mail-Adresse wird aus dem aktiven Verteiler entfernt.

Datenkategorien an Brevo: E-Mail-Adresse, Name (optional), Attribution-Parameter aus der URL, IP-Adresse und Zeitstempel der DOI-Bestätigung. Datenkategorien an Pipedrive: Person mit dem Tag „Newsletter Subscriber“ sowie die Merkmale newsletter_doi_initiated_at und newsletter_doi_confirmed_at (siehe Abschnitt 7). Open-Tracking-Pixel und Click-Tracking sind auch in unseren Newsletter-Sendings deaktiviert.

7. Pipedrive — Neue Datenkategorien

Im Rahmen der Wave-2-Erweiterung sind in unserem Pipedrive-CRM vier neue Datenkategorien hinzugekommen, die zusätzlich zu den bereits in Abschnitt 4.3 beschriebenen Daten verarbeitet werden:

Diese neuen Datenkategorien sind Bestandteil der bereits in Abschnitt 4.3 erläuterten Pipedrive-Verarbeitung — es entsteht durch sie kein zusätzlicher Auftragsverarbeiter und kein separater Drittland-Transfer. Speicherdauer: Wir speichern Lead-, Person- und Deal-Daten in Pipedrive bis zu Ihrem Widerruf, längstens jedoch drei Jahre nach dem letzten aktiven Kontakt (Geschäftsanbahnung gemäß § 195 BGB Verjährungsfrist). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert; Einwilligungs-Nachweise können aus Rechenschafts-Gründen darüber hinaus erhalten bleiben (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

8. Auskunftsrecht und Löschung — Antwortverfahren

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person bei uns gespeicherten Daten zu erhalten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen (Art. 15 und Art. 17 DSGVO). Anfragen richten Sie bitte an info@crmlotse.de. Unser Antwortverfahren:

  1. Identitätsprüfung: Bei begründeten Zweifeln an der Identität der antragstellenden Person können wir zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Dies dient dem Schutz vor missbräuchlichen Anfragen und ist keine Hürde für rechtmäßige Anliegen.
  2. Primäre Datenquellen: Pipedrive-Export (Lead-, Person-, Deal- und Kontaktdaten inkl. der neuen Merkmale aus Abschnitt 7), Brevo-Transaktions-Log (Newsletter-Anmeldung, DOI-Bestätigung, Lead-Magnet-Auslieferung) sowie Coolify-Anwendungslogs (Kontaktformular-Zeitstempel und IP-Adressen, Aufbewahrung höchstens 30 Tage rotierend).
  3. Antwortfrist: einen Monat ab Eingang der Anfrage (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); bei besonderer Komplexität verlängert sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate, worüber wir Sie innerhalb der ersten Monatsfrist unterrichten.
  4. Löschungen führen wir in allen betroffenen Systemen (Pipedrive, Brevo, Coolify-Logs) durch; die Bestätigung erfolgt per E-Mail. Aus Rechenschafts-Gründen bleibt das Brevo-DOI-Log für bestehende Einwilligungs-Nachweise gespeichert (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); die aktive Verarbeitung wird sofort eingestellt.
  5. Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (für Rheinland-Pfalz: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Mainz).

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO — einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung — findet bei uns nicht statt. Die in Pipedrive gespeicherten Daten (inkl. der in Abschnitt 7 genannten Merkmale) dienen ausschließlich der manuellen Lead-Bearbeitung durch Dennis Bauer.

10. Schriftarten (Inter)

Wir verwenden die Schriftart Inter, die wir selbst auf unseren Servern hosten. Es findet keine Verbindung zu externen Schriftarten-Servern (wie Google Fonts CDN) statt. Damit werden keine personenbezogenen Daten (insbesondere keine IP-Adressen) an Dritte übermittelt.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte gemäß Art. 15-21 DSGVO zu, insbesondere:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@crmlotse.de. Sie haben außerdem das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

Stand: Juli 2026