Ein CRM-Wechsel nach Pipedrive ist eine der besten Gelegenheiten, das Datenchaos der letzten Jahre aufzuräumen — wenn man es richtig angeht. Diese Checkliste führt Sie durch die zwölf Schritte einer sauberen Migration. Wenn Sie parallel die Pipeline-Architektur neu aufsetzen wollen, lesen Sie vorab unseren Artikel Pipeline mit 6 Stages — das Stage-Modell sollte vor der Migration festgelegt sein, nicht danach.
Phase 1: Quell-Audit (vor der Migration)
- Schritt 1 — Datenvolumen klären: Wie viele Personen, Organisationen, Deals, Aktivitäten? Über 10.000 Records erfordern Batch-Import-Strategie.
- Schritt 2 — Datenqualität bewerten: Dubletten-Rate, fehlende Pflichtfelder (E-Mail, Firmenname), Encoding-Probleme (UTF-8 vs. Latin-1).
- Schritt 3 — DSGVO-Consent prüfen: Für DACH-KMU: Welche Records haben gültigen Consent für E-Mail-Kontakt? Ohne Nachweis: nur Bestandskunden migrieren.
Für einen professionellen Quell-Audit — besonders bei Salesforce oder HubSpot — bieten wir eine dedizierte Datenmigration nach Pipedrive als Service an.
Phase 2: Mapping und Cleanup
- Schritt 4 — Feldmapping dokumentieren: Welches Quellfeld wird welches Pipedrive-Feld? Als Tabelle schriftlich festhalten — nicht im Kopf.
- Schritt 5 — Custom Fields in Pipedrive anlegen: Bevor der Import läuft, müssen alle Zielfelder existieren.
- Schritt 6 — Duplikate bereinigen: Mindestens 10 % Duplikat-Rate ist normal. Tools: Pipedrive-eigener Duplikat-Finder, alternativ Excel-SVERWEIS.
- Schritt 7 — Datenmüll definieren: Deals älter als 3 Jahre ohne Aktivität, Personen ohne E-Mail — explizit entscheiden: migrieren oder archivieren?
Phase 3: Test-Migration
- Schritt 8 — Test-Import in Pipedrive-Sandbox: Pipedrive erlaubt das Anlegen einer zweiten Instanz für Tests. Erst hier importieren.
- Schritt 9 — Stichproben-Review: 50 zufällige Records prüfen: Mapping korrekt? Umlaute intakt? Telefonnummern vollständig?
- Schritt 10 — Pipeline-Stage-Zuweisung prüfen: Entsprechen die importierten Deal-Stages der neuen Stage-Logik?
Nach der Test-Migration lohnt es sich, ein kurzes Pipedrive-Audit durchzuführen — um sicherzustellen, dass das neue System sauber konfiguriert ist, bevor die echten Daten einziehen.
Phase 4: Go-live und Nachprüfung
- Schritt 11 — Cutover außerhalb der Geschäftszeit: Go-live-Migration möglichst freitags ab 17 Uhr oder am Wochenende — so bleibt Zeit für Nachkorrekturen vor dem ersten Arbeitstag.
- Schritt 12 — Post-Migration-QA eine Woche nach Go-live: Volumenabgleich (Anzahl Personen/Deals) + Spot-Check 20 Records + Reports auf Plausibilität prüfen.
Nach erfolgreichem Go-live empfehlen wir eine Pipedrive-Schulung für Ihr Team — damit der Neustart in Pipedrive wirklich ein Neustart wird. Mehr dazu im Service Pipedrive-Schulung & Training. Eine Übersicht aller Leistungen finden Sie auf der Pipedrive-Hub-Seite.
DSGVO-Hinweis für DACH-KMU
Bei jeder Migration personenbezogener Daten nach Pipedrive gilt: Sie benötigen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Pipedrive Inc. Pipedrive stellt diesen auf Anfrage bereit. Stellen Sie außerdem sicher, dass die migrierten Kontakte einen nachweisbaren Consent für die Verarbeitung in einem neuen CRM-System haben — oder passen Sie die Rechtsgrundlage entsprechend DSGVO Art. 6 an.