Eine der häufigsten Fragen beim Pipedrive-Einführungsprojekt lautet: Wie viele Pipeline-Stages brauche ich? Die ehrliche Antwort: weniger als Sie denken. Die meisten KMU starten mit 10–12 Stages und merken nach drei Monaten, dass der Forecast unbrauchbar ist und das Team die Pipeline nicht mehr pflegt.
Warum zu viele Stages den Forecast zerstören
Pipeline-Stages sind keine Checkliste — sie sind Entscheidungspunkte. Wenn zwischen 'Erstgespräch' und 'Angebot versendet' noch fünf weitere Stages liegen, weiß niemand mehr, was genau den Übergang von Stage zu Stage rechtfertigt. Das Ergebnis: Deals bleiben stehen, weil niemand sicher ist, ob der Schritt vollzogen wurde. Der Forecast wird zur Schätzung statt zur verlässlichen Kennzahl.
Außerdem zeigt die Praxis: Wenn Sie später einen Pipedrive-Audit durchführen, sind die häufigsten Findings genau diese: zu viele Stages, falsche Übergangskriterien, und 30–40 % der Deals stehen in einer Stage, die eigentlich nie genutzt werden sollte.
Das 6-Stages-Modell für KMU
In der Praxis mit deutschen KMU hat sich ein 6-Stages-Modell bewährt:
- Stage 1 — Qualifiziert: Lead hat Bedarf, Budget und Entscheidungskompetenz bestätigt
- Stage 2 — Discovery abgeschlossen: Anforderungen dokumentiert, nächster Schritt vereinbart
- Stage 3 — Angebot in Arbeit: Lösung definiert, Angebotserstellung läuft
- Stage 4 — Angebot versendet: Offer liegt beim Kunden, Follow-up-Datum gesetzt
- Stage 5 — Verhandlung: Angebot diskutiert, Abschluss nah
- Stage 6 — Abschluss: Auftrag unterschrieben oder Won/Lost markiert
Migration von 12 auf 6 Stages: ohne Datenverlust
Die gute Nachricht: Sie müssen bestehende Deals nicht manuell verschieben. Pipedrive erlaubt das Zusammenführen und Umbenennen von Stages, ohne historische Deal-Daten zu zerstören. Dennoch empfehlen wir, vor der Änderung einen Export als Backup zu ziehen — gerade wenn ein Migrationsprojekt geplant ist oder gleichzeitig ein System-Wechsel stattfindet.
Vorgehen: (1) Exportieren Sie alle offenen Deals mit ihrer aktuellen Stage. (2) Definieren Sie die neue Stage-Logik schriftlich — klare Kriterien, was in jede Stage gehört. (3) Führen Sie die Stages in Pipedrive zusammen. (4) Migrieren Sie die offenen Deals in der richtigen Reihenfolge — von hinten nach vorne.
Übergangskriterien schriftlich definieren
Ein Stage-Modell ist nur so gut wie seine Übergangskriterien. Dokumentieren Sie für jede Stage: Was muss wahr sein, damit ein Deal in diese Stage verschoben wird? Das klingt trivial, macht aber den Unterschied zwischen einem Forecast, dem die Geschäftsleitung vertraut, und einem, der nur ein Bauchgefühl wiedergibt.
Für eine vollständige Überprüfung Ihres aktuellen Setups — inklusive Stage-Logik, Custom Fields und Reporting — bieten wir ein strukturiertes Pipedrive-Audit an. Oder starten Sie direkt mit einer Übersicht aller Pipedrive-Services.
Fazit: Weniger Stages, mehr Vertriebsklarheit
6 Stages sind kein Dogma — manche B2B-Vertriebszyklen brauchen 7 oder 8. Aber weniger ist fast immer besser als mehr. Wenn Sie unsicher sind, was der richtige Schnitt für Ihren Vertrieb ist, sprechen wir das im kostenlosen Erstgespräch durch.