Pipedrive für Agenturen — vom Neugeschäft bis zum laufenden Projekt
Pipedrive ist im Kern ein Vertriebswerkzeug: stark für Akquise, Angebote und den Pitch selbst. Viele Agenturen verlieren aber genau in dem Moment den Faden, in dem ein Pitch gewonnen wird — Onboarding, Briefing und die laufende Projektarbeit fallen aus der Vertriebspipeline heraus und wandern in ein zweites, separates System. Wir richten Pipedrive so ein, dass der Übergang vom gewonnenen Deal zum laufenden Auftrag nicht in einer Tabelle irgendwo verschwindet, sondern im selben System nachvollziehbar bleibt.
Wo der Pipedrive-Standard bei Agenturen klemmt
Projekt vs. Deal — die „Danach"-Lücke
Pipedrive bildet den Vertriebsprozess bis zum Abschluss sehr gut ab. Doch was nach einem gewonnenen Deal passiert — Onboarding, Briefing, die eigentliche Projektabwicklung — fällt aus der Pipeline heraus. Viele Agenturen wechseln an dieser Stelle in eine zweite Tabelle oder ein separates Projekttool, und genau dort geht der Kontext verloren: Wer hat mit dem Kunden welche Sonderkonditionen besprochen, welche Deadline wurde zugesagt, wer ist eigentlich Ansprechpartner? Pipedrive Projects schließt diese Lücke, indem gewonnene Deals direkt in ein Projekt mit Aufgaben, Phasen und Terminen überführt werden — ohne Medienbruch und ohne dass Informationen doppelt gepflegt werden müssen.
Retainer und wiederkehrende Umsätze
Ein monatlicher Retainer ist kein einmaliger Abschluss, sondern eine laufende Beziehung — Pipedrive kennt von Haus aus aber vor allem die klassische einmalige Deal-Logik. Ohne Zusatzaufwand fehlt eine native Erinnerung an die nächste Vertragsverlängerung, an auslaufende Kontingente oder an den richtigen Zeitpunkt für ein Upsell-Gespräch. Verlängerungen werden dann oft erst bemerkt, wenn der Kunde selbst nachfragt — oder wenn er kündigt. Wir bilden wiederkehrende Umsätze so in Pipedrive ab, dass Verlängerungstermine, Kontingentgrenzen und Aufstockungs-Anlässe als feste, terminierte Aktivitäten sichtbar bleiben, statt im Kalenderkopf einer einzelnen Person zu verschwinden.
Mehrere Pipelines: Neugeschäft vs. Bestand und Ausbau
Kaltakquise und Pitch-Prozesse folgen einer anderen Logik als das Wachstum mit bestehenden Kunden — trotzdem laufen beide in vielen Agenturen in derselben Pipeline, wodurch weder das eine noch das andere sauber gesteuert wird. Dabei ist die Bestandskunden-Erweiterung für viele Agenturen der eigentliche Wachstumstreiber, wird im Tagesgeschäft aber am ehesten vernachlässigt, weil sie neben dem lauteren Neugeschäft kaum auffällt. Getrennte Pipelines für Neugeschäft und Ausbau machen sichtbar, wo tatsächlich Potenzial liegt, und verhindern, dass Ausbau-Chancen in der allgemeinen Vertriebspipeline untergehen.
Offene Angebote und die Nachfass-Lücke
Ein verschicktes Angebot ohne Wiedervorlage ist im Agenturalltag schnell vergessen — bis der potenzielle Kunde sich beim Wettbewerber meldet oder gar nicht mehr antwortet. Ohne feste Nachfass-Termine bleibt die Verantwortung, ein offenes Angebot im Blick zu behalten, an einzelnen Personen und deren Erinnerungsvermögen hängen. Über Pipedrive-Aktivitäten mit festen Fristen lässt sich die Regel „kein Angebot ohne nächsten Termin" technisch durchsetzen, statt sie nur als guten Vorsatz zu formulieren — offene Angebote laufen dann nicht mehr unbemerkt aus.
Pipedrive für Agenturen einrichten
Anwendungsfall: Vom Pitch zum laufenden Projekt
Eine typische Digitalagentur arbeitet in der Praxis mit drei unterschiedlichen Bewegungen gleichzeitig: der Akquise neuer Kunden, der Abwicklung laufender Projekte und der Pflege bestehender Retainer-Verträge. Landet all das in einer einzigen Pipeline, wird die Übersicht schnell zur Belastung statt zur Hilfe — ein Pitch mit einer neuen Marke steht dann neben der dritten Verlängerungsrunde eines Bestandskunden, und beide konkurrieren um dieselbe Aufmerksamkeit im selben Board.
Der erste Schritt ist daher, den Vertriebsprozess in getrennte Pipelines zu übersetzen: eine für Neugeschäft (Erstkontakt bis Pitch-Gewinn), eine für Bestand und Ausbau (Cross-Sell, Erweiterungen, Upsell-Gespräche) und optional eine dritte für Retainer-Verlängerungen mit festen Erinnerungsterminen vor Vertragsende. Jede Pipeline erhält eigene Phasen, die den tatsächlichen Ablauf abbilden, statt eine generische Vertriebs-Vorlage zu übernehmen.
Der zweite — und oft unterschätzte — Schritt betrifft den Moment des Abschlusses selbst: Ein gewonnener Deal in der Neugeschäfts-Pipeline muss nahtlos in die Projektabwicklung übergehen, ohne dass Briefing-Informationen, Sonderkonditionen oder Ansprechpartner erneut abgefragt werden müssen. Genau hier setzt Pipedrive Projects an: Aus einem gewonnenen Deal lässt sich direkt ein Projekt mit eigenen Aufgaben, Phasen und Fälligkeiten erzeugen, das die relevanten Deal-Informationen mitnimmt. Onboarding-Schritte, Kickoff-Termine und Liefertermine bleiben damit im selben System wie der ursprüngliche Vertrieb — statt in einer separaten Excel-Liste oder einem zweiten Tool, das im Alltag doch niemand konsequent pflegt.
Unsere Pipedrive-Empfehlung
Für Agenturen empfehlen wir, die Trennung von Neugeschäft, Bestandsausbau und Projektabwicklung von Anfang an in der Pipeline-Struktur anzulegen — nicht erst nachträglich zu versuchen, gewachsene Strukturen zu entwirren. Ergänzend richten wir feste Retainer-Erinnerungen als Aktivitäten ein und verknüpfen Pipedrive Projects direkt mit gewonnenen Deals, damit der Übergang vom Pitch zum laufenden Auftrag dokumentiert und für das ganze Team nachvollziehbar bleibt. Das Ergebnis ist kein zusätzliches Tool, sondern eine Pipedrive-Konfiguration, die den tatsächlichen Agenturalltag abbildet, statt ihn zu ignorieren.
Ein oft übersehener Nebeneffekt dieser Struktur betrifft die Übergabe innerhalb des Teams: Wechselt eine Ansprechperson intern — etwa weil Neugeschäft und Kundenbetreuung unterschiedlich besetzt sind —, bleibt der komplette Verlauf im selben System erhalten, statt in E-Mail-Postfächern oder privaten Notizen verstreut zu sein. Gerade bei Agenturen mit Personalfluktuation im Junior-Bereich ist das ein handfester Vorteil: Neue Teammitglieder finden Deal-Historie, Briefing und offene Aufgaben an einem Ort, statt sich mühsam bei Kolleginnen und Kollegen zusammenzusuchen, was eigentlich vereinbart wurde. Auch für die Geschäftsführung entsteht damit ein ehrlicher Blick auf den tatsächlichen Auslastungsstand zwischen Akquise, laufenden Projekten und Bestandspflege — ohne drei unterschiedliche Tabellen abgleichen zu müssen.
Ergänzende Tools
Projektmanagement-Tool (z. B. Asana, Trello oder Notion)
Für die reine Aufgabenverwaltung im laufenden Projekt kann ein dediziertes PM-Tool sinnvoll sein — vor allem bei komplexen Kreativ-Workflows mit vielen internen und externen Beteiligten. Wichtig ist die klare Schnittstelle: Der Vertriebskontext bleibt in Pipedrive, das operative Tagesgeschäft im PM-Tool.
Zeiterfassung (z. B. Toggl oder Clockify)
Für Agenturen mit Stundenabrechnung oder Retainer-Kontingenten hilft eine separate Zeiterfassung, den tatsächlichen Aufwand je Kunde sichtbar zu machen — als Ergänzung, nicht als Ersatz für das CRM.
Angebots- und Dokumententool (z. B. Pipedrive Smart Docs)
Wo Angebote direkt aus dem Deal heraus erstellt werden sollen, lohnt sich ein Blick auf Pipedrive Smart Docs. Die Verfügbarkeit ist tarifabhängig und sollte im eigenen Account geprüft werden.
Buchhaltungs-/Rechnungstool (z. B. das bestehende ERP oder Lexoffice)
Ein gewonnener Deal löst in vielen Agenturen einen Rechnungslauf im Buchhaltungssystem aus. Wir empfehlen, diese Übergabe bewusst und manuell schlank zu halten, statt Pipedrive nachträglich mit einer komplexen Buchhaltungsintegration zu überfrachten, die im Alltag kaum jemand pflegt.
Aus der Praxis
Eine Digitalagentur mit rund 12 Mitarbeitenden kam mit einem vertrauten Problem zu uns: Pipedrive war für die Akquise im Einsatz, doch sobald ein Pitch gewonnen war, verschwand der Deal faktisch aus dem Blick — die Projektarbeit lief in einer separaten Tabelle, Retainer-Verlängerungen wurden im Kalender einzelner Kolleginnen und Kollegen vermerkt oder schlicht vergessen. Gemeinsam haben wir die Pipeline in Neugeschäft, Bestandsausbau und Projektübergabe getrennt und gewonnene Deals über Pipedrive Projects direkt in strukturierte Projekte mit Aufgaben und Terminen überführt. Retainer-Termine wurden als feste Aktivitäten mit Vorlauf hinterlegt, statt sich auf das Gedächtnis Einzelner zu verlassen. Nach der Umstellung ließ sich für das Team erstmals an einer Stelle nachvollziehen, welche Kunden kurz vor einer Vertragsverlängerung standen und welche Projekte offene nächste Schritte hatten — ohne Wechsel zwischen zwei Systemen.
Digitalagentur, ca. 12 Mitarbeitende — anonymisiert
Häufige Fragen
Ersetzt Pipedrive unser Projektmanagement-Tool?
Nicht zwangsläufig. Pipedrive bildet den Übergang vom gewonnenen Deal zum Projekt über Pipedrive Projects ab und hält die relevanten Vertriebsinformationen im selben System. Für sehr komplexe Kreativ-Workflows mit vielen externen Beteiligten kann ein dediziertes PM-Tool trotzdem sinnvoll bleiben — beide Systeme schließen sich nicht aus.
Wie bilden wir Retainer-Kunden in Pipedrive ab, ohne dass Verlängerungen untergehen?
Wir richten für Retainer-Kunden feste Erinnerungs-Aktivitäten vor dem Vertragsende ein, sodass die Verlängerung als Termin sichtbar ist und nicht vom Zufall abhängt, wer sich gerade daran erinnert. Ergänzend lässt sich eine eigene Pipeline-Phase für „läuft aus" pflegen.
Wie trennen wir Neugeschäft von Bestandskunden-Ausbau, ohne zwei getrennte Systeme zu betreiben?
Beides bleibt in Pipedrive — nur in getrennten Pipelines mit eigenen Phasen. So bleibt sichtbar, wie viel Umsatzpotenzial tatsächlich im Bestand steckt, statt dass es neben dem lauteren Neugeschäft untergeht.
Was passiert mit offenen Angeboten, die niemand mehr nachfasst?
Jedes Angebot bekommt eine feste Nachfass-Aktivität mit Termin. Die Regel „kein Angebot ohne nächsten Schritt" lässt sich damit tatsächlich in der Pipeline durchsetzen, statt nur als Vorsatz zu bestehen.
Für welche Art von Agentur eignet sich dieses Setup?
Das beschriebene Setup eignet sich für Digital-, Werbe- und Full-Service-Agenturen mit wiederkehrenden Kundenbeziehungen und projektbasierter Abwicklung — von der klassischen Kampagnen-Agentur bis zur Produktagentur mit Retainer-Modell.
Wie lange dauert die Einrichtung in der Praxis?
Der Aufwand hängt von der Zahl bestehender Deals und der gewünschten Pipeline-Tiefe ab. Für ein Einrichtungsgespräch mit anschließender Konfiguration planen die meisten Agenturen einige Wochen, nicht Monate.
Was passiert mit bereits bestehenden Deals, wenn wir die Pipeline-Struktur jetzt umstellen?
Bestehende Deals lassen sich beim Umbau der Pipeline-Struktur in die passende neue Pipeline übertragen, statt sie neu anzulegen. Wir planen diesen Umzug so, dass keine Historie, Notizen oder verknüpften Aktivitäten verloren gehen — der Wechsel ist ein struktureller Umzug, kein Neustart.
Wie gehen wir mit mehreren Ansprechpersonen auf Kundenseite um?
Pipedrive erlaubt es, mehrere Personen mit derselben Organisation und demselben Deal zu verknüpfen — inklusive unterschiedlicher Rollen (z. B. Entscheiderin, Projektkontakt, Rechnungsempfänger). Das verhindert, dass Ansprechpartner-Wissen nur bei einer einzelnen Person im Team hängt.
Brauchen wir für jede Kundenart eine eigene Pipeline, auch wenn wir nur wenige Kunden haben?
Nein. Bei kleineren Agenturen genügt oft eine schlankere Variante mit klar getrennten Phasen innerhalb weniger Pipelines, statt für jede denkbare Kundenart eine eigene Pipeline anzulegen. Wichtiger als die Anzahl der Pipelines ist, dass Neugeschäft und Bestandsausbau nicht in denselben Phasen vermischt werden.